La transformación digital implica que la información relevante para la organización esté disponible cuándo y dónde se requiera y eso incluye los archivos físicos.
La transformación digital de tu empresa comienza con ofrecer disponibilidad de toda la información que apoya tus procesos de negocio en donde y cuando sea requerida; y eso, sobre todo en estos tiempos, donde el trabajo remoto dejó de ser tendencia para convertirse en la “nueva normalidad”, implica digitalizar la información de valor de tu empresa -incluyendo archivos físicos- y, gestionarlos de manera segura y eficiente.
Y aunque parezca sencillo, se trata de un proceso que va mucho más allá de la “llevar a plataformas digitales” gestiones, procedimientos y tareas; la implementación de una política de “cero uso de papel”; o, digitalizar todo el archivo de documentos impresos de la empresa.
Es necesario analizar los requerimientos de información de cada uno de los procesos que se realizan en la organización, definir quienes deben tener acceso a los datos contenidos en cada documento, desarrollar políticas para su almacenamiento y resguardo.
Adicionalmente, es recomendable el seguimiento de las mejores prácticas en materia de gestión documental y las regulaciones locales para digitalización y resguardo de digitalizaciones de archivos de origen físico, como la Ley General de Archivos (para instituciones de gobierno) o la NOM 151, aplicable a actos de comercio.
En Acerta, hemos acompañado a empresas e instituciones de gobierno en la digitalización de grandes volúmenes de documentos con información sensible y confidencial; y desde esa experiencia sumada al conocimiento de nuestro aliado Certimatch del valor del uso de herramientas de confianza digital en los procesos de transformación digital, les recomendamos 4 pasos para realizar de manera exitosa la transformación digital de los archivos físicos de su organización.
1. Analiza tus procesos y documentos
Es fundamental identificar qué información contenida en los documentos físicos, es necesaria para la gestión de cada uno de los procesos de negocios u operación de tu organización; se trata de un proceso en el que deben participar todas las áreas involucradas en la gestión de cada actividad, de principio a fin.
Otro aspecto a considerar es conocer dónde se encuentran resguardados o almacenados los archivos que contienen la información, así cómo la manera en que se acceden a ellos, con qué frecuencia son consultados y quienes dentro de la empresa los requieren.
2. Clasifica la información
El paso siguiente, es clasificar la información contenida en los archivos físicos y digitales en función de su criticidad y sensibilidad; esto implica entender quién debe acceder a qué información para realizar su trabajo y en qué momento.
También es importante determinar los costos derivados del almacenamiento y resguardo de esa información en archivos físicos; y el impacto en la productividad de tus colaboradores derivados de los tiempos de espera para acceder a la información contenida en esos documentos.
3. Define los procesos que puedes mejorar
A continuación, debes definir qué procesos o flujos de trabajo mejorarían si la información de los archivos físicos estuviese disponible en formato digital. para quien la requiera.
Esto implica determinar qué información de cada documento requiere cada área dentro de tu organización, lo que te permitirá establecer perfiles y controles para acceso y resguardo de la información de manera segura y eficiente.
4. Contacta a un experto
Apóyate en empresas que cuenten con la capacidad de agregar valor a la digitalización y gestión de tus documentos, a partir de sus alianzas y conocimiento del mercado.
Verifica que conozca y aplique las mejores prácticas y herramientas de confianza digital que te permitan sumar certeza de autenticidad y valor legal a las versiones digitales de los documentos, que así lo requieran.
En Acerta, tenemos amplia experiencia apoyando a empresas e instituciones en la transformación de sus archivos físicos en formato digital, así como en la implementación de sistemas de gestión; y somos aliado de Certimatch, empresa especializada en servicios de confianza digital y aplicación de la NOM 151 para la digitalización certificada de documentos en México.
