Es el momento de digitalizar los archivos físicos de tu organización. Además de facilitar el acceso a la información, sus beneficios impactan todas las áreas del negocio.
Hace unos meses, la pandemia provocó que muchas empresas se vieran obligadas a implementar medidas de trabajo a distancia como el home office, y con ello quedaron en evidencia limitaciones en la operación, como por ejemplo, la dificultad para acceder a información contenida en archivos físicos resguardados en las oficinas.
Los sistemas tradicionales para almacenamiento y consulta de información contenida en archivos físicos en tiempos de pandemia ya no son viables; y en la Nueva Normalidad, todo apunta a que se seguirán privilegiando esquemas de trabajo remoto y el intercambio de información digital.
En este escenario, es fundamental evaluar la digitalización de los archivos físicos de la empresa, y poner en evidencia los beneficios adicionales a la accesibilidad de la información, que la transformación digital de los archivos analógicos implica para la organización:
- Ahorro de costos
La digitalización de documentos impacta de manera positiva los costos de operación, pues se reducen los gastos relacionados con resguardo y almacenamiento físico de los archivos, como por ejemplo: renta de espacios físicos con condiciones de ambientación y seguridad para resguardo de los documentos.
- Optimización de uso de espacios físicos
Al digitalizar los documentos, se reduce la necesidad de espacio para almacenamiento de documentos físicos, lo que hace posible utilizar esos espacios “liberados” más eficientemente dentro de las oficinas.
- Mayor productividad
Cuando los archivos están disponibles en formato digital, el acceso a ellos es prácticamente inmediato, independientemente de si la persona se encuentra en las oficinas, visitando un cliente o en su casa, lo que impacta en la mejora en los tiempos de respuesta tanto para temas de negocio como de operación, incidiendo directamente en la productividad.
- Seguridad de la información
El contar con repositorios digitales de información, permite implementar medidas de monitoreo y control. Por ejemplo, de cuándo, por cuánto tiempo y desde qué dispositivos se puede y efectivamente se accede a la información. Esto es particularmente útil cuando se trata de información de valor para la organización, pues hace posible gestionar que quien tenga acceso a los archivos sea realmente quien los requiere.
- Recuperación ante desastres
Los espacios físicos son vulnerables a desastres naturales, fallas en servicios de electricidad, inundaciones o incendios. Estos riesgos se mitigan casi en su totalidad cuando la información se encuentra en formato digital, siempre y cuando se cuente con respaldos de la misma ubicados en lugares geográficamente distintos, especialmente si se trata de servidores o en la nube.
Sin duda, en la Nueva Normalidad, el ofrecer a quien lo requiera acceso a toda la información de valor para la organización en formato digital será fundamental para una operación eficiente, por lo que si no has iniciado la transformación digital de tus documentos físicos, ahora es el momento.
